Asiaa asunto-osakeyhtiöistä osa 1 – Asunto-osakeyhtiön hallinto ja sen järjestäminen

Asunto-osakeyhtiöiden (myöhemmin yhtiö) toimintaa säätelee asunto-osakeyhtiölaki (myöhemmin AOYL), sekä yhtiön yhtiöjärjestys.

Yhtiökokous

Asunto-osakeyhtiöissä ylintä päätäntävaltaa käyttää yhtiökokous. Yhtiökokoukseen on oikeus saapua jokaisella osakkeenomistajalla tai heidän valtuuttamalla edustajalla. Asunto-osakeyhtiön on pidettävä varsinainen yhtiökokous viimeistään kuuden kuukauden kuluttua tilikauden päättymisestä. Asunto-osakeyhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa on AOYL mukaan esitettävä vähintään seuraavat asiat:

1. Tilinpäätös, toimintakertomus, tilin- tai toiminnantarkastuskertomus
2. Hallituksen kirjallinen viiden vuoden kunnossapitosuunnitelma
3. Hallituksen selvitys kiinteistössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä

Lisäksi AOYL mukaan seuraavat asiat on päätettävä:

1. Tilinpäätöksen vahvistaminen
2. Taseen osoittaman voiton käyttäminen
3. Vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja isännöitsijälle
4. Talousarviosta ja yhtiövastikkeen määrästä
5. Hallituksen jäsenten, tilin- tai toiminnantarkastajan valinnasta
6. Muista yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista.

Yhtiökokouksen päätöksenteon lähtökohta on se, että yhtiökokouksessa voidaan päättää vain niistä asioista, jotka on esitetty yhtiökokouskutsussa. Huomionarvoinen seikka on se, että yhtiökokouskutsu tulee toimittaa osakkeenomistajille aikaisintaan kahta kuukautta tai viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta. Yhtiöjärjestyksessä ei voida huonontaa näitä ehtoja. Kokouskutsun täytyy sisältää kokouksen asialista ja lisäksi tieto siitä, missä kokouksessa käsiteltävät dokumentit, esimerkiksi tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus on nähtävillä. Näiden dokumenttien on oltava myös osakkeenomistajan nähtävillä kutsuajan puitteissa. Esimerkkinä voidaan mainita asunto-osakeyhtiöissä lähes vuosittain tehtävä rahastointipäätös pääomavastikkeista ja lainaosuussuorituksista. Jos tätä asiaa ei ole mainittu yhtiökokouskutsussa, siitä ei voida myöskään päättää yhtiökokouksessa.

Asunto-osakeyhtiöiden ylin toimielin on yhtiökokous. Yhtiökokouksessa tehtyjen päätöksien puitteissa yhtiön hallitus ja isännöitsijä toimivat toimikautensa ajan. Huomiona siis se, että vaikka hallitus ja isännöitsijä huolehtivatkin yhtiön päivittäisestä toiminnasta, joutuvat he toimimaan yhtiökokouksen heille määräämillä ehdoilla. Jos hallitus ja isännöitsijä joutuvat olennaisesti poikkeamaan esimerkiksi yhtiön talousarvioon varatuista varoista, pitää yhtiökokous kutsua koolle päättämään hankinnasta. Poikkeuksena äkilliset ja välittömästi hoidettavat asiat. Tällainen on esimerkiksi vesivahinko, jonka korjauksen hallitus ja isännöitsijä saavat käynnistää välittömästi, jotta lisävahingoilta vältyttäisiin. Hallituksen ja isännöitsijän tulisi kuitenkin kutsua ylimääräinen yhtiökokous koolle päättämään korjauksen etenemisestä, kun asia on saatu muutoin hallintaan.

Hallitus ja isännöitsijä

Yhtiön hallitus valitaan vuosittain varsinaisessa yhtiökokouksessa ja hallituksen toimikausi kestää yleensä seuraavaan yhtiökokoukseen asti. Hallitustyöskentelyä ohjaa AOYL ja yhtiökokouksen sille antamat tehtävät. AOYL mukaan yhtiöllä on oltava hallitus, jonka yleisiä tehtäviä on huolehtia yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Lisäksi hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito ja varainhoito ja sen valvonta on järjestetty asianmukaisesti.

Seuraavaksi on kerrottu yleisiä käytäntöjä hallituksen päätöksenteosta, jotka hallituksen jäsenten on hyvä huomioida päätöksiä tehtäessä.

• Hallituksen kokous on laillinen ja päätösvaltainen kun sinne saapuu yli 50 %:ia hallituksen jäsenistä.
• Hallituksen päätöksenteon perustana on enemmistön päätös, joka käytännössä tarkoittaa sitä, että yli 50 %:n hallituksen jäsenten tulee kannattaa asiaa. AOYL mukaan lähtökohtaisesti äänten mennessä tasan hallituksen puheenjohtajan mielipide ratkaisee.

Jos päätös koskee hallituksen jäsentä tai hänen lähipiiriään, tulisi hallituksen jäsenen jäävätä itsensä päätöksenteosta. Lisäksi, jos esimerkiksi hallituksen jäseneltä tehtäisiin joku hankinta yhtiölle, tulee hallituksen käsitellä tämä erityisellä tarkkuudella. Hallituksen kokouspöytäkirjaan olisi hyvä kirjata syy miksi hankinta on tehty hallituksen jäseneltä, hinta millä palvelu/tavara on hankittu ja verrata sitä johonkin kilpailevaan hintaan. Näin voidaan välttää tilanne, jossa hallituksen jäsen olisi saanut etua muihin osakkeenomistajiin nähden. Dokumentointi hallituksen päätöksissä on tärkeää, että niistä voidaan tarvittaessa jälkikäteen varmistua.

Asunto-osakeyhtiölain mukaan asunto-osakeyhtiöllä voi olla hallituksen nimeämä isännöitsijä. Lain näkökulmasta isännöitsijä rinnastetaan toimitusjohtajaan. Asunto-osakeyhtiölaissa on lueteltu ne tehtävät, jota isännöitsijälle kuuluu lain puitteissa. Yleensä ja suositeltavaa on isännöitsijän kanssa tehdä kirjallinen isännöitsijäsopimus, josta selviää isännöitsijän tehtävät ja erillisveloitettavien tehtävien hinta. Isännöitsijä on usein yleisin linkki asukkaiden/osakkeiden ja hallituksen välillä, joten on kaikille mukavinta, jos isännöitsijän ja hallituksen yhteistyö sujuu hyvin. Yhtiössä on hyvä huomata se, että isännöitsijällä ei ole varsinaista päätösvaltaa yhtiön asioiden päättämisessä, vaan valta on osakkeenomistajilla. Isännöitsijä voi tietenkin tuoda oman mielipiteensä esiin esimerkiksi yhtiökokouksessa ja antaa näin oma ammattitaitonsa asunto-osakeyhtiön käyttöön päätöksenteon tueksi. Kuitenkaan isännöitsijä ei päätä yhtiön asioista vaan toimii hallituksen apuna asioiden valmistelusta yhtiökokousta varten.

Yhtiöjärjestys

Asunto-osakeyhtiön yhtiöjärjestyksestä tärkeimpinä seikkoina osakkeenomistajaa kohtaan on se, mitä osakkeenomistajan maksurasituksista säädetään, eli siis mitä osakas on velvollinen maksamaan yhtiölle. Lähtökohtaisesti hoito- ja pääomavastike kerätään osakkeenomistajilta neliö ja/tai osakeperusteisesti. Lisäksi ainakin korjaushankkeiden osalta tulee selvittää yhtiöjärjestyksestä se, mitä se säätää kustannusrasituksista. Jos yhtiössä on liiketiloja tai muita asumisesta poikkeavia tiloja, kannattaa myös tarkastaa käytetäänkö kustannusrasituksissa jyvitettyjä rasitteita. Tämä tarkoittaa sitä, että esim. taloyhtiön kivijalassa sijaitsevalta myymälältä perittäisiin hoito- tai rahoitusvastike esimerkiksi 1,5 kertaisella kertoimella.

Lisäksi yhtiöjärjestyksestä saattaa olla mainintoja lainaosuussuoritusten maksuajoista ja tavoista ja siitä, kuka ne määrittää. Osakkeenomistajalle muita hyödyllisiä tietoja on se, mitä tiloja hänen osakkeensa antavat oikeuden hallita eli huoneistoselitelmä. Lisäksi yhtiöjärjestyksessä voi olla säädöksiä poikkeuksellisista kustannusjaoista, mitkä jokaisen nykyisen ja tulevan osakkeenomistajan on hyvä sisäistää.

Vastuunjakotaulukko

Vastuunjakotaulukolla tarkoitetaan dokumenttia, jonka tarkoitus on selvittää asunto-osakeyhtiön ja osakkaiden väliset vastuunjaot huoneiston kunnossapidosta. Vastuunjakotaulukon on laatinut Suomen Kiinteistöliitto ja sitä pidetään yleisenä ohjeena kunnossapitovastuiden määrittämiseen. Lähtökohtaisesti rakennusten ulkopinnat ja rakenteet kuuluvat asunto-osakeyhtiön vastuulle, ja huoneiston sisäpuoli ja asunnon pinnat osakkaalle. Vastuunjakotaulukkoa lukiessa täytyy muistaa huomioida yhtiöjärjestyksen mahdolliset poikkeukset osakkaiden ja yhtiön väliseen vastuunjakoon. Epäselvissä tilanteissa taloyhtiön kannattaa kääntyä Kiinteistöliiton puoleen vastuunjaon selvittämisessä, jos yhtiö tarvitsee puolueettoman lausunnon vastuunjaosta.

Vastuunjakotaulukon voi halutessaan ostaa täältä: https://kiinteistomedia.fi/tuote/taloyhtion-vastuunjakotaulukko

Yhteenveto

Kokonaisuudessaan asunto-osakeyhtiössä siis yhtiökokous käyttää ylintä päätäntävaltaa. Hallitus ja isännöitsijä valmistelevat asioita yhtiökokoukselle päätettäväksi ja lisäksi he toteuttavat yhtiökokouksen heille määräämiä asioita. Hallituksen tehtävä on järjestää yhtiön jokapäiväinen toiminta niin, että se on sujuvaa. Usein hallitus nimittää tätä tehtävää varten isännöitsijän, jonka tehtävä on toteuttaa hallituksen ja yhtiökokouksen päätöksiä. Asunto-osakeyhtiön hallintoa säätelee asunto-osakeyhtiölaki, kirjanpitolautakunnan yleisohje asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöistä, vastuunjakotaulukko ja yhtiöjärjestys.

Mikäli haluat keskustella asiasta lisää, olethan yhteydessä!

Tämä teksti on osa ”asiaa asunto-osakeyhtiöistä sarjaa”. Sarjassa on tarkoitus käydä lävitse asunto-osakeyhtiöiden hallintoon ja tilinpäätökseen liittyviä asioita, jotka jokaisen osakkeenomistajan tulisi tietää.