Yhdistystoimintaa pyörittävät käytännössä usein yhdistyksen aktiiviset jäsenet, joilla ei välttämättä ole kovin paljon osaamista taloushallintoon, hallintoon tai verotukseen liittyvissä asioissa. ”Asiaa yhdistyksistä”-blogitekstikokonaisuudessa haluamme lisätä yhdistysaktiivien osaamista em. aiheisiin liittyvissä asioissa.
Yhdistystoiminnan lähtökohdat
Yhdistyslain mukaan yhdistyksen saa perustaa aatteellisen tarkoituksen toteuttamista varten. Ainoa rajoite toiminnalle on, ettei se saa olla lainvastaista tai rikkoa hyviä tapoja. Yhdistystoiminta onkin Suomessa erittäin laajaa ja aatteellisia yhdistyksiä ovat esimerkiksi: urheilu- ja harrastusyhdistykset, kulttuuri- ja sosiaaliset yhdistykset sekä poliittiset puolueet. Yhdistystoiminnan perusperiaate on tuottaa palveluita jäsenilleen ja sidosryhmilleen. Yhdistyksen jäsenet saavat siis jäsenmaksun vastineeksi esimerkiksi jäsenlehden tai oikeuden osallistua yhdistyksen järjestämään toimintaan. Yhdistyksen tarkoitus ei ole taloudellisen hyödyn saavuttaminen, vaan toteuttaa sääntöjen mukaista aatteellista tehtävää tai toimintaa.
Yhdistystoiminta pyörii monesti vapaaehtoisten työpanoksella ja toimintaan motivoi esimerkiksi itselle tärkeän harrastustoiminnan toteuttaminen. Toimintaan osallistuvia yhdistää monesti kiinnostus samaan aihepiiriin. Vapaaehtoisten sitouttaminen on usein vastaantuleva haaste, mikä vaikeuttaa myös toiminnan kehittämistä. Yhdistyksen hallintoon tulisi löytyä myös aktiivisia jäseniä, joilla olisi riittävä osaaminen mm. taloushallinnosta. Yhdistystoiminnan tarkoitus voi olla aatteellisuuden sijaan myös taloudellinen, tällaisia yhdistyksiä ovat esimerkiksi metsänhoitoyhdistykset. Kyseiset yhdistykset noudattavat omia erityislakejaan ja toiminnan tavoite on tuottaa taloudellista etua.
Yhdistyksen säännöt
Perustamisvaiheessa laaditaan säännöt, jotka ohjaavat yhdistyksen toimintaa. Sääntöjen lisäksi yhdistyksen tulee noudattaa yhdistyslakia. Säännöt tulisi laatia riittävän yksityiskohtaisesti, jotta vältytään epäselvyyksiltä jatkossa esimerkiksi sen suhteen millaista toimintaa yhdistys voi järjestää.
Yhdistyslain 2:8 §:n mukaan säännöissä on mainittava seuraavat asiat:
1) yhdistyksen nimi;
2) yhdistyksen kotipaikkana oleva Suomen kunta;
3) yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot;
4) jäsenen velvollisuudesta suorittaa yhdistykselle jäsenmaksuja ja muita maksuja;
5) yhdistyksen hallituksen jäsenten ja yhdistyksen tilintarkastajien sekä toiminnantarkastajien
lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi; (16.7.2010/678)
6) yhdistyksen tilikausi;
7) milloin yhdistyksen hallitus ja tilintarkastajat sekä toiminnantarkastajat valitaan, tilinpäätös
vahvistetaan ja vastuuvapaudesta päätetään; (16.7.2010/678)
8) miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle; sekä
9) miten yhdistyksen varat on käytettävä, jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan.
Isommissa yhdistyksissä voi olla käytössä lisäksi myös erillinen talousohjesääntö, joka on yksityiskohtaisempi kuvaus yhdistyksen hallinnosta. Siinä määritellään hallintoelinten ja toimihenkilöiden tehtävät, kunkin osapuolen vastuualue sekä taloushallinnon kontrollit. Yhdistyksissä voi olla hallinnossa vaihtuvuutta ja talousohjesääntö helpottaa toimintatapojen omaksumista. Lisäksi talousohjesääntöä laadittaessa yhdistys voi käydä läpi omat talousprosessinsa ja havaita mahdolliset vaaralliset työyhdistelmät tai puutteet laskujen hyväksymisessä.
Yhdistyksen kirjanpito
Yhdistyksen perustamisen jälkeen päästään aloittamaan varsinainen toiminta ja yhdistykselle alkaa syntymään kuluja ja tuottoja esimerkiksi varainhankinnasta. Kirjanpitolain 1:1 §:n mukaan yhdistys on kirjanpitovelvollinen, joten toiminnan aloittamisen jälkeen yhdistyksen tulee huolehtia siitä, että kirjanpito tulee laadittua asianmukaisesti. Yhdistyksen hallitus vastaa siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus on siis loppukädessä vastuussa siitä, että yhdistyksellä on ajantasainen kirjanpito laadittuna. Kirjanpito on laadittava kahdenkertaisena, eli käytännössä kirjanpidosta selviää rahan lähde (esim. pankkitili) ja käyttö (esim. toimistotarvikkeet).
Kirjanpito laaditaan suoriteperusteisesti, eli kulut kirjataan silloin kun suorite on todellisuudessa luovutettu.
Kirjanpitoon kirjataan liiketapahtumina yhdistykset tulot, menot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Kirjaukset tulee olla tarkasteltavissa aikajärjestyksessä. Yhdistyksissä on usein käteistapahtumia ja kassakirjanpito tulee olla luotettavasti järjestetty.
Kirjanpitolain mukaan käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava päiväkohtaiseen järjestykseen. Muut kirjaukset ja osakirjanpitojen yhdistelmäkirjaukset pääkirjanpitoon voidaan tehdä esimerkiksi kuukausikohtaisesti. Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava siis viipymättä. Kirjanpitolain mukaan käteistapahtumien kirjausten aikaraja on siis tiukempi kuin muilla tapahtumilla. Käytännössä kirjanpitolain vaatimuksen voi täyttää laatimalla käteistapahtumista päiväkohtaisen kassakirjan. Kassakirjaan kirjataan päivittäin tuotot ja menot, sekä liitetään mukaan näihin tapahtumiin liittyvät tositteet.
Liiketapahtumien kirjaukset perustuvat päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituihin tositteisiin. Kirjanpitolain mukaan liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa. Tositteesta tulee ilmetä se, millainen liiketapahtuma on ollut kyseessä. Kulutositteelta tulee ilmetä mitä on hankittu ja tulotositteelta myyty palvelu tai tuote. Yhdistyksillä saattaa myös olla käytössä laskujen hyväksymiskäytäntö, jossa laskun hyväksyjä tekee merkinnän tositteelle, kun on sen tarkistanut. Tällöin tositteilta löytyvät myös hyväksymismerkinnät, joka todentaa tositteen olevan asianmukainen ja yhdistykselle kuuluva. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet ja muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Tilinpäätös
Tilikauden päätyttyä yhdistyksen tulee laatia tilinpäätös 4 kuukauden kuluessa. Tilinpäätös koostuu tuloslaskelmasta, taseesta ja liitetiedoista. Tilinpäätös laaditaan Valtioneuvoston pien- ja mikroyrityksiä koskevan asetuksen mukaan, jos sekä päättyneellä että sitä edeltävällä tilikaudella ylittyy enintään yksi seuraavista raja-arvoista:
1) taseen loppusumma 6 000 000 euroa;
2) liikevaihto 12 000 000 euroa;
3) tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä.
Mikäli edelliset raja-arvot ylittyvät laaditaan tilinpäätös kirjanpitoasetuksen säädöksiä noudattaen. Yhdistyksen tuloslaskelma rakentuu eri tavalla kuin elinkeinotoimintaa harjoittavan yrityksen tuloslaskelma. Tuloslaskelmakaava koostuu kolmesta eri osiosta: varsinainen toiminta, varainhankinta sekä sijoitus- ja rahoitustoiminta. Varsinainen toiminta kohdassa on kuvattu sääntöjen mukaisen toiminnan tuotot ja kulut. Varainhankinta kohdassa on yhdistyksen toiminnan pyörittämiseen kerätyt varat esimerkiksi jäsenmaksut ja tapahtumien tuotot. Sijoitustoiminta sisältää yhdistyksen sijoituksista saadut tuotot ja siihen liittyvät kulut.
Tase kuvaa yhdistyksen taloudellista asemaa tilinpäätöshetkellä ja se on samankaltainen kuin yrityksillä, jotka harjoittavat liiketoimintaa. Tase koostuu kahdesta osasta: vastaavissa on yhtiön omaisuus ja vastattavaa puolella oma pääoma sekä velat. Omaan pääoma sisältää ali- ja ylijäämät aiemmilta vuosilta sekä tilikauden ali- tai ylijäämän. Oman pääoman saldon tulee rullata taseella. Tilinpäätös on päivättävä ja sen allekirjoittaa hallitus.
Tämä teksti on osa ”asiaa yhdistyksistä” -sarjaa, jossa tilintarkastajamme Maria Taavila tarkastelee yhdistystoimintaa ensin taloushallinnon, ja myöhemmin hallinnon ja verotuksen näkökulmasta.
Mikäli aihe kiinnostaa sinua, ja haluat keskustella siitä lisää, olethan yhteydessä Mariaan.
puh. 044 585 8713