Tämänkertaisessa blogikirjoituksessa perehdymme käteisen rahan erityispiirteisiin kirjanpidossa. Vaikka käteisen rahan käyttö maksuvälineenä on vähentynyt, ja korona on vauhdittanut tätä kehitystä entisestään, on tietyillä toimialoilla edelleen säännöllistä käteismyyntiä. Tällaisia aloja ovat esimerkiksi ravintola-ala ja kaupan alan toimijat. Kirjanpitolain 2.6 § mukaan kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Kirjanpitolautakunnan menetelmien ja aineistojen yleisohjeen (20.4.2021) mukaan tämä edellyttää erityistä huomiota, jos liiketapahtumia käydään käteiskauppana. Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi käteiskassaan liittyvää erityistä dokumentointia ja käteisen rahan haasteita kirjanpidossa.
Kassakirjan laadinta
Kirjanpitolain 2.4 § mukaan käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava päiväkohtaiseen järjestykseen ja maksut on kirjattava viipymättä. Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista tarkentaa kappaleessa 3.3, että maksuja on voitava tarkastella aikajärjestyksessä päivän tarkkuudella. Niiden kirjaus osa- tai pääkirjanpitoon voidaan kuitenkin tehdä esimerkiksi kuukauden yhteissumman perusteella. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi kuukausikohtaisesti laadittua kassakirjaa, jossa eritellään päiväkohtaisesti kuukauden jokaisen päivän käteismyynnit ja -ostot sekä käteisen rahan pankkitilille tilitykset. Kuukausikohtaisen kassakirjan loppusaldojen perusteella kirjanpitoon voidaan kirjata halutessaan kerralla koko kuukauden käteismyyntien ja -ostojen määrä. Kassakirjalla on suositeltavaa seurata lisäksi kassan juoksevaa saldoa, eli kuukauden kassakirjan alkuun merkitään edellisen kuukauden lopussa ollut kassakirjan mukainen kassan saldo, ja näin edelleen kuukaudesta toiseen. Tällä tavoin kassan reaaliaikaista saldoa pystytään helposti seuramaan kuukausikohtaisten tapahtumien lisäksi.
Käteiskassan seuranta ja täsmäyttäminen kirjanpidossa
Käteiskassan todellisen määrän ja kirjanpidon käteiskassan saldon väliset erot saattavat aiheuttaa ainakin tilintarkastajille haasteita. Yllä olevassa kappaleessa esitetty asianmukaisesti laadittu kassakirja juoksevine saldoineen helpottaa käteiskassan määrän ja kirjanpidon kassan saldon välistä seurantaa. Kirjanpidollisen käsittelyn kannalta olisi selkeintä, mikäli kirjanpidon käteiskassan tilillä käsiteltäisiin pelkät käteistapahtumat, ja esimerkiksi pankki- ja luottokorttimyyntejä seurattaisiin omalla erillisellä kirjanpitotilillään. KILA:n kirjanpidon menetelmien ja aineistojen yleisohje ohjeistaa kappaleen 3.8 mukaan laskemaan ja täsmäyttämään käteiskassan kirjanpitoon vähintään kuukausittain, sillä käteisen rahan käyttöön liittyy paljon virhemahdollisuuksia. Kassakirja (tai vastaava raportti käteisen kertymästä ja käytöstä per kuukausi) olisi hyvä toimittaa kirjanpitoon kuukausittain muun kirjanpitomateriaalin mukana, jotta kirjanpitäjä pystyy vaivatta seuraamaan kassan ja kirjanpidon välisiä eroja ja tarvittaessa täsmäyttämään kassan saldon. Lisäksi tilinpäätöshetken kassan saldosta olisi hyvä olla aineistossa mukana esimerkiksi toimitusjohtajan allekirjoittama saldovahvistus.
Käteiskassan kontrollit
Käteiskassan saldo on tärkeää pitää hallinnassa etenkin yhtiön oman seurannan helpottamiseksi ja riskien minimoimiseksi. Käteiskassan säännöllinen ja tarkka seuranta edistää yhtiön kontrolliympäristöä, sillä käteistoimialoilla toimivien yhtiöiden sisäiset väärinkäytösriskit voivat liittyä käteiseen rahaan. Käteisen rahan tilitykset pankkitilille on suositeltavaa hoitaa säännöllisesti, jotta kassan saldo ei paisu liian suureksi. Mikäli käteiskassan saldo kasvaa toimintaan nähden suureksi, sieltä varojen väärinkäyttö mahdollisesti helpottuu, tai ainakin riskit siihen kasvavat. Kassan suuren saldon lisäksi puutteellinen ja epäselvä kassakirjanpito ja sen seuranta muodostavat yhtiön näkökulmasta väärinkäytösriskin mahdollisuuden, sillä puutteellinen kassan seuranta luo helpommin mahdollisuuksia käteisten varojen väärinkäytölle.
Käteistapahtumien dokumentointi kirjanpidossa
Kassatapahtumiin liittyvät tositteet kuuluvat osaksi kirjanpitoaineistoa muiden tavanomaisten myynti- ja ostolaskujen tavoin. Nykyään käteisostokuittien seurannan helpottamiseksi on tarjolla erilaisia sähköisiä kuittipalveluita, joihin käteiskuitit on helppo tallettaa, ja sen jälkeen kuitin paperisesta säilytyksestä ei tarvitse huolehtia. Käteisen rahan pankkitilille tilityksistä aineistoon voi liittää mukaan pankista saatavat tilitysraportit. Käteismyyntien osalta kirjanpitoaineistoon on hyvä liittää esimerkiksi kassakoneen raportit, joihin käteismyyntien kirjaukset pohjautuvat.
Käteiskassa tilintarkastuksessa
Tilintarkastajan näkökulmasta käteiskassan tarkastaminen voi aiheuttaa erilaisia haasteita. Valitettavan usein tilintarkastuksen yhteydessä voi törmätä siihen, etteivät käteiskassan ja kirjanpidon kassan saldot täsmää keskenään, tai ainakaan kassan saldoa ei ole dokumentoitu kirjanpitoaineistossa. Pahimmillaan kirjanpidosta voi puuttua käytännössä kokonaan kassan seurantadokumentit, esimerkiksi kassakirjan liitteeseen ei ole liitetty käteisostojen kuitteja tai koko kassakirja puuttuu kokonaan kirjanpitoaineistosta.
Lopuksi vielä lyhyt koonti käteiskassan kirjanpidollisen seurannan tärkeimmistä huomioista etenkin tilintarkastajan näkökulmasta:
- Kuukausikohtaisen kassakirjan (tai vastaavan raportin) laadinta ja liittäminen osaksi kirjanpitoaineistoa
- Kuukausikohtaisen kassakirjan liitteeksi tapahtumiin liittyvät tositteet: kassakoneen raportit myynnistä, käteisostojen kuitit, käteisen tilitysraportit
- Tarvittaessa käteiskassan saldon täsmäyttäminen kirjanpidon saldoon ja tilinpäätöshetken kassan allekirjoitettu saldovahvistus
puh. 0400 519 469