Konkurssipesien erityistilintarkastuksissa esille nousseita havaintoja ja ongelmakohtia

Konkurssipesiin tehdään erityistilintarkastus, kun kyseessä on nk. laaja konkurssipesä (kts. määritelmä konkurssilain 23:1 §). Erityistilintarkastus on aiheellinen myös esimerkiksi silloin, mikäli yhtiön talouden hoidossa on viitteitä esimerkiksi mahdollisista väärinkäytöksistä tai rikoksista. Tarkastusten aikana ilmenee usein puutteita liittyen mm. yhtiön hallintoon tai kirjanpitoon. Mikäli puutteita on paljon, voi asioiden selvittäminen jälkikäteen olla todella hankalaa. Alla on esitetty joitakin keskeisimpiä erityistarkastusten aikana esille nousseita havaintoja, joista on hyvä ottaa opiksi niissäkin yhtiöissä, joita konkurssi ei vielä uhkaa.

1. Päätösten dokumentointi – hallituksen huolellisuusvelvoite
   

   Osakeyhtiölain 1:8 §:n perusteella yhtiön johdon on huolellisesti toimien edistettävä yhtiön etua. Näin ollen esimerkiksi sellaisiin liiketoimiin ei tulisi ryhtyä, mitkä ovat omiaan heikentämään yhtiön taloudellista tilannetta, voivat johtaa yhtiön maksukyvyttömyyteen tai ovat jollain muulla tavalla riski yhtiön toiminnalle ja sen jatkuvuudelle. Mikäli tarkastuksen aikana havaitaan tapahtuneen epäilyttäviä tai erikoisia liiketoimia, pyritään tarkastuksessa selvittämään, mikä on ollut yhtiön johdon käsitys ja näkemys aiheesta silloin, kun päätös on tehty. Tältä osin erityisen tärkeäksi nousee johdon tekemien päätösten dokumentointi. Etenkin pienyhtiöissä johdon tekemiä päätöksiä ei kovinkaan usein kirjallisesti dokumentoida mihinkään, vaan ne on tehty esimerkiksi suullisesti asianomaisten kesken. Tällöin johdon on erittäin hankalaa jälkikäteen osoittaa menetelleensä huolellisesti, mikäli jokin liiketoimi jälkikäteen osoittautuu yhtiön näkökulmasta taloudellisesti kannattamattomaksi. Kun esimerkiksi päätetään yhtiön toimintaan nähden suuremmista, epätavallisista tai lähipiiriä koskevista tapahtumista, kannattaa ehdottomasti esimerkiksi hallituksen kokouksen pöytäkirjaan kirjata asian läpikäynti, perusteet päätöksille ja tehdyt päätökset. Mikäli pöytäkirjoissa esitetyt perustelut ja päätökset ovat olleet järkeviä ja loogisia, on johtoa hankala lähteä syyttämään tekemistään päätöksistä jälkikäteen. Mikäli taas päätöksentekoa ei ole millään tavalla dokumentoitu, eikä päätöksentekoon johtaneita seikkoja pysty osoittamaan, voi johdon huolellisuusvelvoitteen rikkomisesta pahimmillaan esimerkiksi joutua syytteeseen ja/tai vahingonkorvausvastuuseen.

2. Tapahtumat lähipiiriyhtiöiden välillä
   

   Usein erityistarkastuksissa havaitaan tapahtumia velallisyhtiön ja lähipiiriyhtiöiden välillä. Keskinäisessä laskutuksessa on usein ollut erinäisiä puutteita.Lähipiiriyhtiöiden väliset liiketoimet tulisi toteuttaa tavanomaisin kaupallisin ehdoin, eli samoilla ehdoilla / hinnalla, kuin mitä kyseinen liiketoimi tehtäisiin ulkopuolisen toimijan kanssa. Tarkastuksissa vastaan on tullut esimerkiksi sellaisia tapauksia, jossa lähipiiriyhtiöiden kesken on tapahtunut ali- / ylihintaista myyntiä, perusteetonta ja/tai epäselvää laskutusta yhtiöiden välillä tai sitten lähipiiriyhtiön tekemän työn onkin laskuttanut asiakkaalta tyystin toinen yhtiö. Etenkin viimeisimmän osalta saattaa mahdollisesti olla kyse jo kirjanpitorikoksesta.Mikäli lähipiiriyhtiöiden välillä on liiketapahtumia (ostoja tai myyntejä), on laskutusperusteet suositeltavaa dokumentoida huolellisesti. Valitettavan usein lähipiiriyhtiöiden välisiltä laskuilta ei käy täsmällisesti ilmi mitä ja miksi laskutetaan, jolloin käyvän arvon todentaminen on usein hankalaa. Tällöin herää myös kysymys siitä, onko lasku todellisuudessa aiheellinen, vai onko kyseessä vain varojen siirtämistä yhtiöstä toiseen. Silloin tällöin tarkastuksessa havaitaan myös suoranaisesti väärennettyjä / tekaistuja laskuja.

   Myyntilaskuille onkin suotavaa selvästi merkitä mitä ja miltä ajalta laskutetaan ja esimerkiksi tuntiperusteiselle laskulle kannattaa liittää tuntierittely laskun liitteeksi. Näin laskun perusteet on helpompaa jälkikäteen osoittaa. Aiheettomat ja ali-/ ylihintaiset laskut saatetaan peräyttää ja lisäksi tahallaan tehdyistä virheellisistä laskuista voi pahimmillaan aiheutua mm. vahingonkorvausvelvollisuus laskuttajalle.

3. Lähipiirilainat
   

   Konkurssiin ajautuneen yhtiön ja sen lähipiiriin kuuluvien yhtiöiden ja henkilöiden väliset tilitapahtumat tutkitaan konkurssin vireille tuloa edeltäneen kahden vuoden ajalta. Mikäli yhtiö on ollut maksukyvytön suorittaessaan maksuja lähipiiriyhtiölle tai tullut maksukyvyttömäksi lähipiirille suoritettujen maksujen seurauksena, maksut peräytyvät konkurssipesälle. Asiasta on tarkemmin TakSL (Laki takaisinsaannista konkurssipesään) 2:10 §:ssä.OYL 13:1 §:n mukainen liiketapahtuma, joka vähentää yhtiön varoja tai lisää sen velkoja ilman liiketaloudellista perustetta, on laitonta varojenjakoa. Näin ollen mm. lähipiiriyhtiöiden kesken annetuilla lainoilla tulisi olla liiketaloudellinen peruste, eli lainasta tulisi esimerkiksi periä korkoa ja/tai lainalle tulisi asettaa turvaava vakuus. Lainoilla tulisi olla myös jonkinlainen realistinen takaisinmaksuaikataulu ja/tai eräpäivä. Tavanomaista kuitenkin on, että lähipiiriyhtiöiden välisistä lainoista ei ole laadittu velkakirjoja, eikä niillä ole takaisinmaksuehtoja, eikä edellä mainittua korkoa tai vakuutta. Mitä lähempänä konkurssi on, sitä suuremmaksi lainamäärä usein kasvaa, eikä saatuja lainoja kyetä enää maksamaan takaisin. Lainanantajayhtiön johdon näkökulmasta korostuu jälleen johdon huolellisuusvelvoite ja dokumentaatio, että miksi ns. ”uppoavaa laivaa” rahoitetaan. Usein lainatut rahat jäävät saamatta, joka voi aiheuttaa lainan saajan lisäksi myös lainanantajan konkurssin. Lisäksi jos lainanantaja ajautuu konkurssiin, saatetaan maksut peräyttää, mikäli liiketaloudellinen peruste puuttuu, ja lainan saajalla on varaa maksaa lainat takaisin.Monissa tapauksissa yhtiöllä on ollut myös saamista osakkailtaan. Osakaslainoja voidaan antaa vain jakokelpoisten varojen puitteissa, tai muutoin kyseessä on OYL 13:1 §:n vastainen laiton varojenjako. Lisäksi osakaslainasaamiset peritään viimeistään konkurssipesän toimesta, eli mikäli tällaisia lainoja on, olisi ne suotavaa suorittaa yhtiölle aina mahdollisimman pikaisesti. Mikäli annetut lainat ovat olleet aiheuttamassa maksukyvyttömyyttä, nousee jälleen esille johdon huolellisuusvelvoite.

   TakSL 2:10 §:n perusteella konkurssin asetetun yhtiön ja sen lähipiirin väliset transaktiot voidaan siis peräyttää kahden vuoden ajalta ennen konkurssin vireilletuloa. Näin ollen mikäli yhtiöllä on ollut velkoja osakkailleen tai lähipiiriyhtiöille ja kyseisiä velkoja on maksettu hetki ennen konkurssia takaisin, voi konkurssipesä vaatia kyseisten maksujen peräytymistä. Jotta maksut eivät peräydy, tulee velkojen maksun tapahtua tasapuolisesti kaikkien velkojien kesken, eikä esimerkiksi lähipiiriä voi tässä kohtaa suosia. Merkitystä ei myöskään ole sillä, vaikka velka osakkaalle olisi syntynyt useita vuosia aiemmin. Osakasvelkoja ei siten välttämättä kannata pitää useita vuosia taseella, vaan laatia niistä esimerkiksi maksusuunnitelma, ja maksaa näitä pikkuhiljaa tasaisesti pois. Konkurssitilanteessa on erittäin harmillista, jos/kun osakas ei enää saakaanesimerkiksi yhtiölle lainaamiaan varoja täysimääräisenä takaisin.

4. Kuittaukset / maksut epätavallisin maksuvälinein.
   

   Yhtiön velkoja saatetaan suorittaa myös muilla tavoilla, kuin varsinaisesti siirtämällä rahaa pankkitililtä velkojalle. Velkoja saatetaan mm. kuitata päikseen velkojalta olevien saamisten kanssa, tai sitten esimerkiksi maksaa muulla omaisuudella kuin rahalla, eli epätavallisin maksuvälinein. Mikäli näin on toimittu alle kolme kuukautta ennen konkurssin vireilletulopäivää (lähipiirin osalta kaksi vuotta ennen vireilletulopäivää), saattavat kyseiset transaktiot peräytyä TakSL 2:10 §:n ja TaKS 2:13 §:n perusteella. Maksut eivät peräydy, mikäli niitä voidaan pitää olosuhteet huomioon ottaen tavanomaisena. Mikäli kuitenkin jotakuta velkojaa on esimerkiksi suosittu toisten kustannuksella, peräytyy maksu konkurssipesään. Kuittauksia on tarkastuksissa havaittu olevan monelle eri taholle, mutta epätavallisin maksuvälinein suoritetaan useimmiten vain lähipiirille olevia velkoja. Tällaisia tilanteita siis kannattaa mahdollisuuksien mukaan välttää, etenkin lähipiiriyhtiöiden kohdalla.

5. Käteiskassa
   

   Kassakirjanpitoon liittyen tarkastuksissa on havaittu useita puutteita. Kassakirjanpito on usein heikkoa; kassakirjaa ei ole pidetty, käteisnostoista ei ole selvitystä mihin tarkoitukseen kyseiset varat on käytetty, käteisostojen kuitit puuttuvat jne…. Näin ollen tarkastuksissa ei aina pystytä täysin varmistumaan käteiskassan saldon ja tapahtumien oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Suositeltavaa on, että käteiseen rahaan liittyvät tapahtumat dokumentoidaan huolellisesti esim. kassakirjaan, tilitykset pankkiin tehdään säännöllisesti, ja kassan saldo pidetään maltillisena. Kirjanpitolain mukaan käteiskassan saldo tulisi olla vaivatta selvitettävissä kirjanpidosta päiväkohtaisesti. Lisäksi tarvittaessa on pystyttävä osoittamaan, että käteistä rahaa todellisuudessa on sen verran, kuin mitä kirjanpidon mukainen käteiskassan saldo osoittaa. Tästä syystä käteisen rahan määrä tulisi laskea säännöllisin väliajoin ja täsmäyttää saldo tarvittaessa kirjanpitoon. Mikäli oikaisuja on paljon, tai käteistä ei todellisuudessa ole sellaista määrää, kuin kirjanpito osoittaa, voidaan erotus pahimmassa tapauksessa tulkita olleen osakkaan käytössä ja näin ollen peitellyksi osingonjaoksi. Ongelmien välttämiseksi huolelliseen kassakirjanpidon järjestämiseen kannattaa siten kiinnittää erityistä huomiota.

6. Aineistopuutteet
   

   Tarkastuksissa ongelmaksi muodostuu usein puutteet niin hallinnon-, kuin kirjanpidon materiaalin osalta. KPL 2:5 §:n mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman, ja lisäksi liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa. Mikäli aineistopuutteita on paljon, kirjanpidon oikeellisuuden ja tehtyjen päätösten asianmukaisuuden todentaminen on erittäin hankalaa. Puutteet vähintäänkin herättävät kysymyksiä ja aiheuttavat välillä turhiakin epäilyjä siitä, onko yhtiössä menetelty oikein vai ei. Lisäksi vaikka päätökset olisikin dokumentoitu hyvin, on asiaa vaikea todentaa, jos pöytäkirjat puuttuvat. Oman oikeusturvan kannalta on siis järkevää panostaa siihen, että kaikki aineisto toimitetaan kirjanpitoon ja säilytetään asianmukaisesti.

Toimivan yhtiön johdon kannattaa siis toimissaan kiinnittää erityisesti huomiota päätösten huolelliseen dokumentointiin, ja lähipiirin välisten toimien perusteisiin sekä niiden hinnoitteluun markkinaehtoisesti. Dokumentointi kannattaa toteuttaa siten, että ulkopuolinen voi tarvittaessa todentaa esimerkiksi päätöksenteon perusteet. Kun yhtiön johto toimii huolellisesti ja ennakoiden, voi konkurssi joissain tapauksissa olla jopa mahdollista välttää.

Halutessanne voimme keskustella aiheesta lisää, olettehan yhteydessä. Ohessa ovat yhteystietoni.