Valmistautuminen tilinpäätösten laadintaan

Tilikausi päättyy ja tilinpäätös ”putkahtaa” kirjanpitäjältä täydellisenä hallituksen allekirjoitettavaksi.

Vai putkahtaako?

Kirjanpitäjänä työskennellessäni toivoimme aina joskus työkavereiden kanssa mystistä kristallipalloa, josta voisi katsoa kaiken tarvittavan tiedon asiakasyritykseen liittyen. Tilintarkastajana olen huomannut saman ilmiön toistuvan toisinpäin eli asiakas uskoo kirjanpitäjän kyllä tietävän automaattisesti kaiken, mitä yhtiössä tapahtuu. Valitettavasti tällaista kristallipalloa ei vieläkään ole keksitty.

Jotta tilinpäätös saadaan ripeästi valmiiksi tilikauden päättymisen jälkeen ja varmistaaksemme sen, että tilinpäätös antaa yrityksen toiminnasta oikean ja riittävän kuvan, on nyt ennen tilikauden päättymistä hyvä hetki pysähtyä pohtimaan seuraavia asioita.

1) Tavoitetuloksen määrittely ja keinot siihen pääsemiseksi

Mikä tulostaso on yrityksemme tavoitteena? Mikä on arvioitu tilikauden tulos? Mitä keinoja meillä on takataskussa tulostasoon pääsemiseksi? Esimerkkejä keinoista voisi olla poistot, verotuspoistot, yrittäjän palkat (mikäli tilikauden päättymiseen on vielä aikaa, samoin kuin viime hetken investointien tekeminen).

Onko tilinpäätöksessä tulona tilikaudelle kuluvat tuotot ja kuluna tilikaudelle kuuluvat kulut? Esimerkiksi, onko tilikaudella tuloslaskelmalla sellaisia kuluja, joihin liittyvät tuotot tullaan saamaan ja tulouttamaan vasta seuraavalla tilikaudella?

2) Hallinnon aineiston kerääminen

Kirjanpitäjälle olisi hyvä toimittaa tilikaudella pidettyjen hallitusten kokousten ja yhtiökokousten pöytäkirjat. Vähintään tulisi huolehtia siitä, että kirjanpitäjä on tietoinen niistä kokouksissa päätetyistä asioista, joilla voi olla vaikutusta tilinpäätöksen laadintaan. Tämä on myös toimitusjohtajalle hyvä hetki tarkistaa, että onhan kaikista rahoitukseen tai lainojen nostoon liittyvistä toimista tai esim. isoista investoinneista tehty päätökset? Onhan kaikissa pöytäkirjoissa allekirjoitukset? Missä on nostetun lainan velkakirja, ja mahdolliset lisäehdot? Kauppakirjat liiketoimintakaupasta?

3) Olennaiset tapahtumat tilikaudella ja tilikauden päättymisen jälkeen

Mitä kuluvan tilikauden aikana tapahtuikaan? Oliko jotakin poikkeuksellista, josta ehkä tulisi kertoa tilinpäätöksessä lisää tai jopa huomioida asia tilinpäätöksen luvuissa? Mitä on tulossa alkavalla tilikaudella? Onko jotakin erikoista, josta tulisi kertoa liitetiedoissa? Esimerkiksi liiketoimintakauppa, toiminnan jatkuvuuteen liittyvät haasteet, tilikaudella hankitun koneen rahoituksen vakuudeksi haetut ja annetut yrityskiinnitykset jne.

Hyvä toimintamalli voisi olla sellainen, jossa kirjanpitäjän kanssa käydään tilinpäätöskeskustelu ennen tilinpäätöksen laatimista ja tarvittaessa myös sen jälkeen. Tällä tavalla varmistutaan mm. siitä, että kirjanpitäjä kuulee mahdollisesti tarvitsemansa tilinpäätöstä koskevat tiedot yrittäjältä ennen tilinpäätöksen laatimista eikä vasta tilinpäätöksen laatimisen jälkeen tilintarkastajalta.

4) Tositeaineisto ja sen säilyttäminen

Joskus on hyvä pysähtyä miettimään, missä kaikkialla yhtiön eri tositteita säilytetään (usein eri tositelajeja ovat mm. myyntilaskut, ostolaskut, palkkatositteet, maksuliikenteen tositteet, muistiotositteet). Kirjanpitoaineiston ollessa ”hybridimuodossa” eli osa aineisto on sähköisenä ja osa paperisena, on joskus kirjanpitäjänkin haastavaa pysyä perässä siinä, missä paperitositteet ovat ja kenen palvelimen nurkalla säilytetään palkka-aineisto.

Kirjanpitolaki lähtee siitä, että tositeaineistoa on säilytettävä kuusi vuotta tilikauden päättymisestä ja tilinpäätöstä 10 vuotta. Nämä ovat minimiaikoja. Esimerkiksi kiinteistöinvestoinnin sisältämän arvonlisäveron tarkastusvastuun vuoksi investointiin liittyvää tositeaineistoa on säilytettävä 10 vuotta. Muitakin poikkeuksia säilytysaikoihin liittyen on olemassa. Yhtiön hallitus vastaa siitä, että kirjanpitoaineisto on arkistoitu ja säilytetty hyvän kirjanpitotavan edellyttämällä tavalla.

(Kirjanpitolautakunta antoi 20.4.2021 yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista [linkki]. Palaamme aiheeseen myöhemmässä blogipostauksessa. Pysy linjoilla.)

5) Tilintarkastajan valinta

Osakeyhtiössä yhtiökokous valitsee tilintarkastajan. Mitä sanotaan yhtiökokouksen pöytäkirjassa? Kenet on valittu tarkastamaan tämän tilikauden tilinpäätös?

6) Hankkeet ja niiden käsittely kirjanpidossa

Onko yhtiöllä ollut, tai onko menossa jokin esim. Business Finlandin hanke? Jos on, onhan kirjanpitoon perustettu hankkeelle oma kustannuspaikka tai projekti, jolle hankkeeseen liittyvät kulut ja tuotot on kohdistettu? Hanketta koskeva päätös, rahoittajan hyväksymä kustannusarvio ja mahdolliset maksatuspäätökset on hyvä toimittaa kirjanpitäjälle viimeistään ennen tilinpäätökseen laatimista. Paras tilanne olisi, jos hankkeesta kerrottaisiin kirjanpitäjälle jo ennen hankkeen aloittamista, ja hanketta koskevat dokumentit toimitettaisiin sitä mukaan, kun niitä saadaan.

7) Mikä on tilinpäätöksen aikataulu?

Tietääkö yhtiön johto, milloin tilinpäätöksen tulisi olla laadittu, hallituksen jäsenten käsittelemä ja allekirjoittama ja tilintarkastettu? Onko yhtiökokoukselle sovittu jo ajankohta? Onko esimerkiksi rahoittajaa varten olemassa jokin tavoiteaikataulu? Onko tilintarkastajan kanssa sovittu tarkastuksen aikataulusta?

Ota siis jo heti yhteyttä kirjanpitäjään, jotta hän tietää, missä mennään ja minne ollaan menossa. Lisäksi varmistakaa tämän listan avulla, että tilinpäätöksen laatiminen lähtee liikkeelle oikealla raiteella heti alusta alkaen.

Tarvittaessa ole yhteydessä yhtiönne kirjanpitäjään tai tilintarkastajaan.