Tämä on Osa III kolmen blogin sarjassamme tilintarkastuksissa esille nousseista asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätösten yleisimmistä havainnoista ja puutteista. Käymme tässä osassa lävitse loput viisi kohtaa yleisimmistä tarkastuksissa esille nousseista havainnoista ja puutteista. Alla käymme tarkemmin läpi, mitä vaatimuksia tilintarkastus asettaa listattuihin asioihin, ja miksi tarvitsemme kyseiset dokumentit tarkastusta varten.
-
Toimintakertomuksen perustiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä
Tilintarkastuksissa havaitaan usein puutteita tai virheitä toimintakertomuksen perustiedoissa. Toimintakertomus on olennainen osa asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätöstä, ja sen tarkoituksena on antaa oikeat ja riittävät tiedot yhtiön toiminnasta ja taloudellisesta asemasta.
Asunto-osakeyhtiön on laadittava toimintakertomus, jossa tulee esittää tiedot muun muassa yhtiövastikkeen käytöstä, talousarvion toteutumisesta sekä olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen. (AsOyL 10:5 §).
Tilintarkastajan tehtävänä on tarkastaa, että toimintakertomus on laadittu lain edellyttämällä tavalla, ja että sen tiedot ovat yhdenmukaisia tilinpäätöksen sekä kirjanpidon kanssa. Mikäli perustiedot ovat olennaisesti puutteellisia tai virheellisiä, tilintarkastajan on pyydettävä lisäselvityksiä tai täydennyksiä ennen tilintarkastuksen loppuunsaattamista, ja tällaiset lisätarkastustoimenpiteet vievät aina merkittävästi aikaa.
Selkeä, huolellisesti ja hyvän kirjanpitotavan mukaan laadittu toimintakertomus toisaalta joustavoittaa tilintarkastusta, ja ennen kaikkea varmistaa yhtiön toiminnasta ja taloudesta osakkaille, rahoittajille ja muille lukijoille välittyvän oikeanlaisen kokonaiskuvan yhtiöstä ja yhtiön toiminnasta.
-
Verotuspäätös puuttuu aineistosta
Verotuspäätös on dokumentti, joka toistuvasti puuttuu tilintarkastusmateriaalista. Verotuspäätöksen toimittaminen tilintarkastukseen on tärkeää erityisesti silloin, kun yhtiö tekee voittoa. Ilman verotuspäätöstä tilintarkastaja ei tiedä verotuksessa vahvistettujen tappioiden määrää, voimassaoloa tai vähennyskelpoisuutta. Tappiot kannattaa vahvistaa sinä tilikautena, kun ne ovat syntyneet. Tämä varmistaa niiden käytettävyyden tulevaisuudessa.
Verotuspäätöksen avulla voidaan varmistaa, kuinka paljon tappioita verotuksessa on vahvistettu, ja ovatko ne edelleen käytettävissä tulevien vuosien voittojen vähentämiseen. Pääsääntöisesti vahvistetut tappiot ovat vähennyskelpoisia kymmenen vuoden ajan niiden syntymisvuotta seuraavien verovuosien aikana, mikäli yhtiön osakesiirroissa ei ole tapahtunut sellaisia muutoksia, jotka rajoittaisivat tappioiden käyttöä. Tappioiden käyttöä varten on suositeltavaa pitää erillistä seurantaa osakesiirroista. Tarvittaessa voimme auttaa tappioiden poikkeuslupahakemuksen laatimisessa.
-
Tilinpäätöksen vastiketiedot ovat puutteellisia tai virheellisiä
Tilipäätöksen vastiketiedot ovat joskus puutteellisia tai virheellisiä. Vastikkeet muodostavat asunto-osakeyhtiön keskeisimmän tulonlähteen, joten niiden oikea esittäminen tilinpäätöksessä on tärkeää sekä taloudellisen raportoinnin, että osakkaiden yhdenvertaisuuden kannalta.
Asunto-osakeyhtiölain yksi keskeisimmistä periaatteista on osakkaiden yhdenvertaisuus (AsOyL 1:10 §). Tilintarkastaja varmistaa, että vastikkeet on kirjattu kirjanpitoon yhtiöjärjestyksen, ja yhtiökokouksissa tehtyjen päätösten mukaisesti. Jos vastikkeet on laskutettu, tai kirjattu väärin, on vaarana, että osa osakkaista maksaa vastikkeita muiden osakkaiden puolesta, tai että yhtiö perii maksuja, joihin sillä ei ole oikeutta. Selkeät ja oikein laaditut vastiketiedot tilinpäätöksessä ovat osa hyvää hallintoa, ja auttavat varmistamaan, että yhtiön talous on hoidettu asianmukaisesti. Selkeästi kirjoitettu talousarvio ja yhtiökokouspäätös helpottaa myös tilintarkastusta, sillä niiden avulla voidaan varmistaa vastikkeiden oikea määräytyminen ja kirjanpidollinen käsittely.
-
Kirjanpitoraportit eivät täsmää keskenään, tai eroavat tilinpäätöksessä esitetyistä tiedoista, tai niitä ei ole lainkaan sisällytetty tarkastukseen toimitettuun aineistoon
Välillä tulee vastaan tilanteita, joissa kirjanpitoraportit eivät täsmää keskenään (esim. tilikauden tulos tuloslaskelman ja taseen välillä), tai eri raportit eivät täsmää tilinpäätöksessä esitettyihin lukuihin. Joissakin tapauksissa raportteja saattaa myös puuttua kokonaan kirjanpitoaineistosta. Puutteita esiintyy erityisesti tilanteissa, joissa isännöintitoimisto, tai kirjanpitojärjestelmä, on vaihtunut kesken tilikauden. Tällöin on mahdollista, että alkukauden kirjanpitoraportit tai muu kirjanpitoaineisto ei siirry täydellisenä uudelle isännöintitoimistolle.
Useimmiten tarkastukseen toimitetusta aineistosta puuttuu tase-erittelyt. Kirjanpitolain (KPL 3:13 §) mukaan tilinpäätöstä varmentamaan on laadittava tase-erittelyt, joissa eritellään taseen erien sisältö, ja muutokset, tilikaudella. Tase-erittelyt ovat pakollinen osa kirjanpitoaineistoa, joten aina tulisi varmistaa niiden aineistossa mukana olo. Toisinaan raportit on kyllä laadittu, ja ne ovat mukana tarkastukseen toimitetussa aineistossa, mutta ne on ajettu ennen viimeisiä tilinpäätössiirtoja. Tällöin raportit eivät enää vastaa lopullista kirjanpitoa ja ne tulisi ajaa uudelleen tilinpäätöksen valmistuttua aineistoon tallennettavaksi.
Kun raportteja puuttuu, tai ne eivät täsmää keskenään, tilintarkastuksessa joudutaan usein tekemään lisäselvityksiä ennen tarkastuksen aloittamista. Tämä hidastaa tarkastustyötä, ja voi viivästyttää tilintarkastuksen valmistumista. Huolellisesti koottu, ja keskenään täsmäävä, kirjanpitoaineisto nopeuttaa tarkastusta.
-
Kiinteistöverotuspäätös puuttuu
Tilintarkastuksissa kiinteistöverotuspäätös puuttuu usein tarkastukseen toimitetusta materiaalista.
Mihin tilintarkastaja tarvitsee sitten kiinteistöverotuspäätöstä? Tilintarkastaja varmistaa, että kirjanpitoon kirjattu kiinteistöverokulu perustuu verottajan vahvistamaan kiinteistöverotuspäätökseen. Ilman alkuperäistä kiinteistöverotuspäätöstä tilintarkastaja ei voi täysin varmistua veron määrän oikeellisuudesta, tai siitä, että kulu on kohdistettu oikealle tilikaudelle tai edes yhtiölle.
Olemme aikaisemmin julkaisseet osat I ja II kolmen blogin sarjassamme tilintarkastuksissa esille nousseista asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätösten yleisimmistä havainnoista ja puutteista. Niissä postauksissa käsittelimme aiheet 1.- 5., joita olivat yhtiökokouskutsujen, talousarvion ja hallituksen kokousten pöytäkirjojen puuttuminen aineistosta, puutteet pöytäkirjojen allekirjoituksista, tai virheellinen tilinpäätösmerkintä tilinpäätöksessä. Näistä voit lukea lisää postauksista osa I ja osa II.
Mikäli aihe herätti ajatuksia tai haluat keskustella lisää aiheesta, ole rohkeasti yhteydessä asiantuntijoihimme.
Anette Weckman
Tilintarkastusassistentti