Tämä on Osa II kolmen blogin sarjassamme tilintarkastuksissa esille nousseista asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätösten yleisimmistä havainnoista ja puutteista. Käymme tässä osassa tarkemmin läpi listan viisi ensimmäistä kohtaa, mitä vaatimuksia listan asioihin kohdistuu tilintarkastuksessa, ja miksi tarvitsemme kyseisen dokumentin tarkastukseen.
-
Yhtiökokouskutsu puuttuu
Yhtiökokouskutsun puutos on ollut yleisin havainto viime vuoden tilintarkastuksissa ja sen pyytäminen on myös monesti aiheuttanut hämminkiä. Mihin tilintarkastaja tarvitsee yhtiökokouskutsua?
Yhtiökokouksen toimintaa säädellään asunto-osakeyhtiölaissa, ja täten siihen kohdistuu tiettyjä pakottavia seikkoja. Kokouskutsu on lähetettä viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta ja tulee sisältää esityslistan ja kokousasiakirjat, kuten edellisen tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen varsinaisessa yhtiökokouksessa ( AsOyL 6:19 §, 6:22 § ). Usein myös As Oy:n yhtiöjärjestyksessä toistuu nämä samat vaatimukset.
Käytämme yhtiökokouskutsua tarkastaessamme, että yhtiökokous on järjestetty kutsun mukaisesti, esityslistaa on noudatettu, ja aikarajoitteita on noudatettu. Kutsu on erityisen tärkeä ylimääräisissä yhtiökokouksissa, joissa käsitellään usein muita kuin lain tai yhtiöjärjestyksen vaatimia perusasioita. Kokouskutsun liitteenä on myös usein liitteitä, jotka on hyvä saada mukaan tarkastusaineistoon, kuten urakkasopimuksia tai -kilpailutuksia, lainan kilpailutuksia, tai muita olennaisia yhtiön toimintaan vaikuttavia asioita.
-
Talousarvio puuttuu
Talousarvion puuttuminen on vahvasti kytköksissä kokouskutsun puuttumiseen, sillä se löytyy usein kutsun liitteenä. Tilintarkastukseen tarvitaan tarkastettavan kauden vahvistettu talousarvio, joten jos talousarvioon tehdään muutoksia yhtiökokouksen aikana niin tämä vahvistettu versio tulisi toimittaa aineiston mukana.
Yhtiökokous päättää talousarviosta ja tulevista vastikkeiden määrästä. Tavallisten hoitokulujen lisäksi talousarvioon sisältyy usein korjaus- ja urakkakuluja siinä määrin, kuin yhtiökokous on valtuuttanut. Samat luvut esitetään myös tilinpäätöksen talousarviovertailussa, jota tarkastaessa tarvitsemme vahvistetun talousarvion. Tämän tarkoituksena on varmistaa, että talous toteutuu budjetoidun mukaisesti, hoitojäämä on riittävällä tasolla maksuvalmiuden kannalta, tai jos talousarvio ylittyy huomattavasti, niin tähän löytyy syy.
-
Hallituksen pöytäkirja puuttuu
Pöytäkirjojen tarkastaminen kuuluu tilintarkastuksen hallinnon tarkastukseen ja ne tulee luonnollisesti toimittaa aineiston mukana. Pöytäkirja voi puuttua monestakin syystä, mutta kokemuksemme mukaan tähän vaikuttaa esimerkiksi, jos isännöitsijä on vaihtunut ja aineistoa on välitetty puutteellisesti uudelle isännöitsijälle, kokouskutsujen numerointi ei ole toteutunut juoksevasti, tai muuten vain tilintarkastusaineistoa ei ole käyty läpi ennen tarkastukseen toimittamista.
Pöytäkirjat olisi hyvä käydä läpi ennen tarkastusta ja varmistaa, että ne kaikki löytyvät aineistosta. Usein toimintakertomukseen päätyy eri kokousmäärä kuin mitä pöytäkirjoja on toimitettu, joten viimekädessä tähänkin voi peilata pöytäkirjojen määrää. Tilintarkastaja ei tiedä oikeaa tilikaudella pidettyjen kokousten määrää, saatamme havaita pöytäkirjojen puutteen toimintakertomuksen, numeroinnin, tai kokouspalkkioiden määrästä. Pöytäkirjojen säilyttäminen luotettavalla tavalla kuuluu hallituksen vastuulle ( AsOyL 7:6 § ).
-
Hallituksen kokouksen pöytäkirja on allekirjoittamatta, tai allekirjoitukset ovat puutteellisia
Edelliseen kohtaan liittyen kohtaamme usein myös sen ongelman, että tarkastukseen toimitetuista pöytäkirjoista puuttuu allekirjoitukset, tai ne ovat puutteellisesti allekirjoitettuja. Pöytäkirjojen allekirjoitukset olisi hyvä huolehtia kuntoon ennen tarkastusta, sillä riittävien allekirjoitusten saaminen pöytäkirjoihin voi venyttää tarkastusta hyvinkin paljon kevään kiireen keskellä.
Asunto-osakeyhtiölaki ( 7:6 § ) vaatii pöytäkirjoihin vähintään puheenjohtajan ja yhden hallituksen jäsenen taikka isännöitsijän allekirjoituksen. Yhtiöjärjestyksessä saatetaan tästä poiketen vaatia kaikkien hallituksen jäsenten allekirjoituksia, jolloin tulisi noudattaa yhtiöjärjestyksen vaatimusta.
-
Tilinpäätösmerkintä puuttuu tai on virheellinen
Tilintarkastaja tekee tarkastuksen jälkeen hallituksen allekirjoittamaan tilinpäätökseen tilinpäätösmerkinnän, jonka tulisi sisältää tietyt tiedot. Tilinpäätösmerkinnässä viitataan Tilintarkastuslain 3:4 §:n mukaisesti siihen, että ”Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus”.
Tilinpäätösmerkintään lisätään paikka tilintarkastajan paikkakunnalle ja päiväykselle. Jos tilintarkastajaksi on valittu tilintarkastusyhteisö, niin tämä tulisi esittää allekirjoitusviivan yläpuolella, eli allekirjoituksen yllä. Päävastuullisen tilintarkastajan nimi ja auktorisointi (HT, KHT) tulee lisätä allekirjoitusviivan alapuolelle. Tilinpäätösmerkintä tulee esittää oikein hyvän hallintotavan ja hyvän kirjanpitotavan noudattamiseksi. Lisäksi tilintarkastajia valvova PRH on tarkka asian esittämisen suhteen. Asia onkin hyvä hoitaa kuntoon ennen hallituksen allekirjoituksia, jotta vältytään turhilta allekirjoituskierroksilta.
Löydät koko havaintolistan aiemmasta blogista Asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätösten yleisimmät havainnot ja puutteet tilintarkastuksessa Osa I. Tämän blogisarjan seuraavassa osassa (III) käymme tarkemmin läpi listan loput viisi yleisintä havaintoa. Pysy kuulolla, mikäli asia kiinnostaa sinua!
Linda Khasieva
Tilintarkastusassistentti