Valmistautuminen tilinpäätökseen – Vinkkejä sujuvaan prosessiin 

Tilikauden päättyessä moni yrittäjä toivoo, että tilinpäätös ilmestyisi kuin taikaiskusta valmiina kirjanpitäjältä – täydellisenä ja allekirjoitusvalmiina. Mutta todellisuus on usein toinen.

Kirjanpitäjänä työskennellessäni haaveilimme joskus kollegojen kanssa kristallipallosta, joka paljastaisi kaiken tarvittavan tiedon asiakasyrityksestä. Tilintarkastajana sama toive kääntyy toisinpäin: asiakas olettaa, että kirjanpitäjä tietää automaattisesti kaiken, mitä yrityksessä tapahtuu. Valitettavasti kyseenlaista kristallipalloa ei ole vieläkään keksitty.

Jotta tilinpäätös saadaan laadittua tehokkaasti ja oikein, kannattaa valmistautuminen aloittaa jo ennen tilikauden päättymistä. Tässä seitsemän tärkeää kohtaa, jotka auttavat varmistamaan sujuvan tilinpäätösprosessin:

1. Tavoitetulos ja keinot sen saavuttamiseksi

Mikä on yrityksen tavoiteltu tulos? Onko arvio tilikauden tuloksesta realistinen? Mieti, mitä keinoja on käytettävissä tuloksen muokkaamiseen – esimerkiksi poistot, verotuspoistot, yrittäjän palkat tai viime hetken investoinnit. Tarkista myös, että tuotot ja kulut on kohdistettu oikealle tilikaudelle.

2. Hallinnon aineiston kokoaminen

Toimita kirjanpitäjälle hallituksen ja yhtiökokousten pöytäkirjat tai varmista, että hän on tietoinen päätöksistä, joilla voi olla vaikutusta tilinpäätökseen. Onko kaikki rahoituspäätökset dokumentoitu? Missä ovat velkakirjat, kauppakirjat ja investointien ehdot?

3. Olennaiset tapahtumat tilikaudella ja sen jälkeen

Mitä erityistä tilikaudella tapahtui? Onko jotakin, joka tulisi huomioida tilinpäätöksessä tai liitetiedoissa? Esimerkiksi liiketoimintakaupat, yrityskiinnitykset tai toiminnan jatkuvuuteen liittyvät haasteet.

4. Tositeaineisto ja sen säilytys

Missä yhtiön tositteet sijaitsevat? Onko osa sähköisenä ja osa paperisena? Kirjanpitolain mukaan tositteita on säilytettävä vähintään kuusi vuotta ja tilinpäätöstä kymmenen vuotta. Poikkeuksia on, kuten kiinteistöinvestointien arvonlisäverotarkastukset, jotka vaativat 10 vuoden säilytysajan. Hallitus vastaa aineiston asianmukaisesta arkistoinnista.

📄 Kirjanpitolautakunnan yleisohje kirjanpidon menetelmistä ja aineistoista (2021).pdf

5. Tilintarkastajan valinta

Onko tilintarkastaja valittu yhtiökokouksessa? Mitä pöytäkirjassa sanotaan? Tämä on tärkeä osa tilinpäätösprosessia. Onko valittu tilintarkastaja esitetty tilinpäätöksessä esitetyssä tilinpäätösmerkinnässä esitetty oikein (onko valittu tilintarkastusyhteisö vai henkilö)?

6. Hankkeet ja niiden kirjanpidollinen käsittely

Onko yrityksellä ollut esimerkiksi Business Finlandin rahoittama hanke? Onhan hankkeelle perustettu oma kustannuspaikka ja kulut kohdistettu oikein? Toimita kirjanpitäjälle kaikki hankkeeseen liittyvät dokumentit ajoissa – mieluiten jo ennen hankkeen alkamista. Lue hankkeen rahoitusehdot lävitse ennen hankkeen alkamista.

7. Aikataulut ja suunnittelu

Tiedetäänkö yrityksessä, milloin tilinpäätöksen tulisi olla valmis, allekirjoitettu ja tilintarkastettu? Onko hallituksen tilinpäätöskokouksen ajankohta sovittu, entä yhtiökokouksen ajankohta? Entä tilintarkastuksen aikataulu? Rahoittajilla voi olla omat vaatimuksensa – varmista, että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla.

Yhteenveto

Tilinpäätös ei synny itsestään. Hyvä valmistautuminen säästää aikaa, rahaa ja hermoja. Ota yhteyttä kirjanpitäjään jo nyt – ja varmista, että kaikki tarvittava tieto on saatavilla. Käytä tätä listaa apuna ja varmista, että tilinpäätösprosessi lähtee liikkeelle oikealla raiteella.

Jos haluat keskustella aiheesta lisää, olethan yhteydessä. Autan mielelläni!