Yrittäjä, näin olet tilintarkastajan paras kaveri

Yrittäjänä sinulla on tärkeä rooli tilintarkastuksen toteutumisessa. Rooli alkaa aina tilintarkastusvelvollisuuden tunnistamisesta ja jatkuu yhteistyössä niin kirjanpitäjän kuin tilintarkastajan kanssa. Yhteistyöstä voit saada enemmän hyötyä irti myös aktiivisella ja ennakoivalla yhteydenpidolla. Tilintarkastaja on nimittäin asiantuntijana tukenasi lakisääteisyyden varmistajana, mutta myös antamassa neuvoja ja toimimassa keskustelukumppanina. Siispä nämä vinkit sinun kannattaa yrittäjänä ottaa huomioon tilintarkastukseen liittyen.

Aihetta käsitellään blogitekstissä liiketoimintaa harjoittavien osakeyhtiöiden näkökulmasta, mutta sisältö sopii soveltaen myös muille yhteisömuodoille.

Huomioi tilintarkastusvelvollisuuden alkaminen

Yrittäjänä sinun on oltava tietoinen tilintarkastusrajoista, ja milloin yhtiösi on tilintarkastusvelvollinen. Mikäli yrityksesi päättyneellä ja sitä edeltävällä tilikaudella täyttyy vähintään kaksi seuraavista ehdoista, tulee yhtiön valita tilintarkastaja tilintarkastuslain 2:2 §:n mukaan:

1) taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa;
2) liikevaihto ylittää 200 000 euroa; tai
3) palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä

Jos taas olet toimintaa aloittava yrittäjä, ja ennakoit, että yhtiösi tulisi kuulumaan tilintarkastusvelvollisuuden piiriin tulevaisuudessa, on tilintarkastus hyvä tehdä jo
ensimmäisestä tilikaudesta alkaen. Velvollisuuteen on myös poikkeuksia, ja kannattaa esimerkiksi huomioida, että jos yhtiöjärjestys tai osakassopimus edellyttää tilintarkastajan valintaa, on tilintarkastaja valittava joka tapauksessa, vaikka rajat eivät ylittyisikään.

Muista tehdä tilintarkastajan valinta yhtiökokouksessa

Osakeyhtiöissä tilintarkastajan valinta tehdään yhtiökokouksessa. Muista kuitenkin, että ennen virallista päätöksentekoa tilintarkastajalta tulisi myös saada suostumus tehtävään. Kun suostumus on saatu, valinta kirjataan yhtiökokouspöytäkirjaan. Pöytäkirjassa on myös hyvä mainita, mitä tilikautta tilintarkastaja on valittu tarkastamaan vai onko toimeksianto voimassa toistaiseksi. Tilintarkastajan valintaa ei siis välttämättä tarvitse tehdä vuosittain, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.

Mikäli tilintarkastajan valinta kohdistuu tilintarkastusyhteisöön, ei varatilintarkastajaa tarvitse erikseen valita. Tilintarkastusyhteisön valinta on hyvä myös siinä mielessä, että päävastuullinen tilintarkastaja voidaan nimittää suoraan tilintarkastusyhteisöstä. Tällöin yhteisöstä löytyy myös tuuraaja, jos päävastuullinen tarkastaja on estynyt syystä tai toisesta. Jos päävastuullinen tilintarkastaja on jo yhtiökokouksessa tiedossa, myös hänen nimensä voi kirjata pöytäkirjaan.

Ole tilintarkastajaan yhteydessä matalalla kynnyksellä

Oikea-aikaisella yhteydenpidolla voit sujuvoittaa tilintarkastuksen etenemistä, tai saada tukea jo tilikauden aikana esimerkiksi yrityksesi talouteen tai verotukseen liittyvissä kysymyksissä. Pienemmistäkin asioista voi ja kannattaa kysyä matalalla kynnyksellä. Ennakoi myös tulevaa, ja kysy neuvoa etukäteen. Kun asiat on selvitetty jo ennen tilinpäätöksen toimittamista tilintarkastukseen, ei tilintarkastuksessa tule yllätyksiä, ja korjattavia asioita ilmenee pienemmällä todennäköisyydellä.

Lisäksi esimerkiksi toiminnan jatkuvuuteen liittyvissä kysymyksissä on erityisen tärkeää kommunikoida tilintarkastajan kanssa. Ei kannata myöskään säikähtää, jos tilintarkastaja ottaa asian puheeksi. Tavoitteenamme on vain olla avuksi mahdollisesti vaikeassa taloudellisessa tilanteessa, ja antaa ohjeita, joiden avulla yritys voisi helpommin toimia säädösten mukaisesti ja tulevaa ennakoiden.

Huolehdi hallintoaineiston toimittamisesta

Varmista tilikauden päättyessä, että olet toimittanut kirjanpitäjälle ajoissa kaikki tarvittavat tiedot ja aineistot kirjanpitoa ja tilinpäätöstä varten. Kirjanpitäjän tulee tietää mahdollisista yhtiön tekemistä sopimuksista ja sitoumuksista, jotta hän voi huomioida nämä tilinpäätöstä tehdessään. Muista siis toimittaa kirjanpitäjällesi tietyt asiakirjat, kuten hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat, kauppakirjat ja velkakirjat asianmukaisesti allekirjoitettuina. Pöytäkirjat ja muu hallinnon aineisto liitetään osaksi kirjanpidon aineistoa, josta tilintarkastaja löytää ne helposti hallinnon tarkastuksen yhteydessä. Nämä nimittäin käydään läpi vuosittain. Lisäksi on hyvä muistaa toimittaa kirjanpitäjälle myös esimerkiksi saadut saldovahvistukset pankeilta sekä leasingsopimusten leasingvastuuraportit tilinpäätöshetkeltä. Varmistu myös siitä, että tilintarkastajalla on pääsyoikeus kaikkiin tarvittaviin järjestelmiin ja aineistoihin.

Käy tilinpäätös huolellisesti läpi

Tilinpäätös kannattaa käydä viimeistään siinä vaiheessa huolellisesti läpi, kun käsittelette ja hyväksytte tilinpäätöksen hallituksen tilinpäätöskokouksessa. Vastaavatko luvut ja tiedot sitä, mikä yrityksen taloudellinen asema ja tilanne on ollut tilinpäätöspäivänä? Kiinnitä huomiota myös liitetietojen sisältöön, että vastaavatko esitetyt tiedot todellista tilannetta tilinpäätöshetkellä. Onko esimerkiksi leasingvastuiden ja henkilöstön määrä ajan tasalla, tai onko osingonjakoehdotus esitetty liitetiedoissa päätetyn mukaisesti? Entä onko yrityksellä pitkäaikaista yli viiden vuoden laina-ajalla olevaa lainaa, joka tulisi ilmoittaa liitetiedoissa?

Yhteistyötä parhaimmillaan

Parhaimmillaan yhteistyö yrittäjän, kirjanpitäjän ja tilintarkastajan välillä on sujuvaa ja joustavaa, josta hyötyy jokainen osapuoli. Kysymyksiä saa ja kuuluu esittää puolin ja toisin. Jotta tilintarkastus sujuu mahdollisimman jouhevasti ja kustannustehokkaasti, kannattaa tilintarkastajan sekä kirjanpitäjän tiedusteluihin ja aineistopyyntöihin vastata ajoissa ja huolella – jokainen pyydetty aineisto tai tieto on meille aidosti tarpeellinen.

Mikäli sinulla on tarkka aikataulutoive tilintarkastuksen valmistumisen suhteen, esimerkiksi yhtiökokouksen päivämäärä on päätetty tai tarvitsette tilintarkastuskertomusta lainaneuvotteluihin, kannattaa toive kommunikoida hyvissä ajoin tilintarkastajallesi. Samalla on tärkeää varmistaa, että kirjanpitäjä on myös tietoinen samasta aikataulusta.

Aikatauluja suunnitellessa on myös hyvä huomioida lain asettamat velvollisuudet. Tilintarkastuslaki nimittäin edellyttää toimittamaan tilinpäätöksen tilintarkastajalle viimeistään kuukautta ennen yhteisön kokousta, jossa päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta. Lisäksi osakeyhtiölaissa säädetään, että kokousasiakirjat, kuten tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus tulee olla vähintään viikon ajan ennen kokousta osakkeenomistajien nähtävänä.

Tilintarkastaja tukenasi

Vaikka teksti on kirjoitettu siitä näkökulmasta, miten voit yrittäjänä olla tilintarkastajan paras kaveri, toimii asia myös toisin päin – tilintarkastaja voi nimittäin olla myös yrittäjän paras kaveri. Tilintarkastuksessa voidaan tehdä merkittäviäkin havaintoja, joista yrittäjä voi hyötyä niin taloudellisesti kuin lainmukaisuuden näkökulmasta. Muista siis tilintarkastajasi, kun kaipaat tukea esimerkiksi yrityksesi verotukseen, talouteen tai yritysjärjestelyihin liittyvissä kysymyksissä.