Mitkä asiakirjat kuuluvat taloyhtiön säilytettäväksi ja kuinka kauan ne on pidettävä tallessa?

Lukuaika noin 8 min

Asunto-osakeyhtiölle kertyy elinkaarensa aikana paljon erilaisia asiakirjoja, kuten tilinpäätöksiä, pöytäkirjoja ja tositteita. Mutta pysähtyykö kukaan miettimään, mistä nämä dokumentit löytyvät tarvittaessa vuosienkin päästä? Taloyhtiössä on voinut vuosien varrella vaihtua useamman kerran niin isännöitsijä, hallitus kuin käytössä ollut kirjanpitojärjestelmäkin. Lisäksi aineistoa on voinut kertyä sekä paperimuodossa, että sähköisessä muodossa.

Lyhyesti käsitteistä

Kirjanpito

Kirjanpitolain mukaan ”kirjanpitoja ovat pääkirjanpito, jonka kirjauksista johdetaan tilinpäätös, sekä mahdolliset osakirjanpidot, joista viedään tiedot pääkirjanpitoon yhdistelmäkirjauksina”. Esimerkiksi lainaosuussuoritusten laskenta voidaan hoitaa erillisen lainaosuuskirjanpidon avulla osakirjanpitona. Lisäksi taloyhtiöissä vastikkeiden perintää seurataan usein huoneistokohtaisesti erillisen vastike- ja vuokrareskontran avulla. Tämän osakirjanpidon kautta voidaan tarkastella vastikekohtaisesti mm. huoneistojen vastikerästien ja vastike-ennakoiden tilannetta.

Kirjanpito pitää sisällään mm. tositeaineiston, pää- ja päiväkirjat (jotka esittävät tapahtumat päivätasolla tai tilitasolla halutulta aikaväliltä), tilinpäätöksen, tase-erittelyn, osakirjanpidot ja veroilmoitukset (mm. arvonlisävero- ja tuloveroilmoitukset).

Tosite

Kirjanpitolain mukaan kirjanpidon kirjausten tulee perustua päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Menotositteesta (esim. ostolaskusta) tulee käydä selville mitä on hankittu, ja tulotositteesta luovutettu suorite, palvelu tai tuote. Maksun todentavan tositteen tulee olla lähtökohtaisesti maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama. Jos kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjanpitovelvollisen tulee todentaa tapahtuma kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.

Mistä tiedetään, missä muodossa taloyhtiön tositteet olivat ja mitä tositelajeja oli käytössä?

Kirjanpitolaissa todetaan: ”Kirjanpitovelvollisella tulee olla tilinpäätöksen perustana olevista kirjanpidoista sekä tositteiden ja muiden kirjanpitoaineistojen lajeista luettelo, josta ilmenee niiden keskinäiset yhteydet ja säilytystavat.” Lyhyemmin sanottuna tulee siis olla luettelo kirjanpidoista ja aineistoista. Kilan yleisohjeessa 20.4.2021 tarkennetaan, että ”Luettelo tulisi laatia sellaisella tarkkuudella, että kirjanpito on jälkikäteen saatettavissa selväkieliseen muotoon ja tarkastettavissa myös tilanteessa, joissa yrityksen kirjanpitovelvollisen edustajat eivät ole käytettävissä esimerkiksi yrityksen konkurssin tai henkilövaihdosten vuoksi.”

Luettelon ei tarvitse olla tietotekninen dokumentti, mutta jos esimerkiksi kirjanpidon eri osa-alueita säilytetään eri ohjelmistoissa, on asianmukaista luetella käytetyt ohjelmistot. Mikäli kirjanpitoaineiston säilyttäminen on ulkoistettu palveluntarjoajalle, on perusteltua kirjata luetteloon palveluntarjoajan nimi. Joissakin tilanteissa, kuten isännöitsijätoimiston ja kirjanpito-ohjelmiston vaihtuessa, voisi olla järkevintä pyytää vanhalta isännöitsijätoimistolta kopio kaikesta kirjanpitoaineistosta esimerkiksi muistitikulla. Useimmat ohjelmistotalot velottavat jopa satoja euroja ohjelmiston käyttöoikeuksien uudelleen avaamisesta.

Kuinka pitkään aineistoja tulisi säilyttää?

Kirjanpitolain mukaan on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä:

tilinpäätös ja toimintakertomus

tase-erittelyt

luettelo kirjanpidoista ja aineistoista

kirjanpidot (pääkirjanpito ja mahdolliset osakirjanpidot)

tililuettelo

Edelleen kirjanpitolain mukaan, mikäli muualla laissa ei ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle, on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt:

tilikauden tositteet

liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto

sekä muu kuin aiemmassa luettelossa mainittu kirjanpitoaineisto

Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat ovat liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa, jos niiden perusteella ei tehdä kirjauksia. Pöytäkirjat voivat olla myös tositteita, jos niiden perusteella tehdään kirjauksia. (Kilan yleisohje 20.4.2021.) Asunto-osakeyhtiölaki ei määritä yksiselitteisesti hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjojen säilytysaikaa, vaan edellyttää, että kyseiset asiakirjat sekä kunnossapito- ja muutostyöilmoitukset säilytetään luotettavalla tavalla.

Muita aineistojen säilytysaikaan vaikuttavia säädöksiä on mm. arvonlisäverolain säännös kiinteistöinvestoinneista. Kiinteistöinvestoinnin sisältämän arvonlisäveron tarkistuskausi on 10 vuotta sen kalenterivuoden alusta, jonka aikana uusirakentamiseen tai perusparantamiseen liittynyt rakentamispalvelu on valmistunut tai kiinteistö on vastaanotettu. Tarkistuskauteen ei kuitenkaan lueta rakentamispalvelun valmistumista tai kiinteistön vastaanottamista edeltävää kalenterivuoden osaa. Tämä tarkoittaa sitä, että kiinteistöinvestointiin liittyvät tositteet tulisi säilyttää joissakin tapauksissa jopa yli 10 vuotta. (Kilan yleisohje 20.4.2021.)

Lisäksi on hyvä muistaa, että yhtiön perustamisesta lähtien kertynyt aineisto kuuluu myös säilytysvelvollisuuden piiriin. Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että perustajaurakoitsijan tulee viimeistään luovutuksen yhteydessä antaa asunto-osakeyhtiölle kaikki yhtiötä koskeva materiaali, kuten esimerkiksi rakennusaikaiset tositteet. (Kilan yleisohje 1.2.2017.)

Usein taloyhtiössä isännöitsijä hoitaa asiakirjojen arkistoinnin, mutta loppujen lopuksi hallituksen vastuulle jää huolehtia, että tarvittavien asiakirjojen säilytys ja arkistointi on luotettavalla tavalla järjestetty. Etenkin isännöitsijän vaihdon yhteydessä on suositeltavaa varmistaa, että yhtiön asiakirjat siirtyvät luotettavasti uuden isännöitsijätoimiston säilytykseen.